Manajemen Waktu: How to Become a More Productive Person

 

Setiap hari, roda waktu terus bergerak selama 24 jam, tidak lebih tidak kurang. Bagi sebagian orang, waktu sepanjang itu acap dirasa tidak cukup. Itulah kenapa kerapkali kita melihat lampu-lampu di berbagai gedung perkantoran masih terus terang menyala meski jam sudah menunjukkan pukul 10 malam.

Kita juga sering merasa betapa waktu terasa begitu cepat berlalu. Time flies. Rasanya baru kemarin kita merayakan tahun baru, lho kok sekarang tau-tau sudah bulan November. Sementara tugas di kantor masih saja terus menumpuk, dan rasanya tak kunjung usai.

Dalam konteks itulah barangkali tepat jika kita mencoba berbincang tentang ketrampilan time management. Tak pelak kecakapan kita dalam mengolah waktu bisa sangat menentukan apakah kita akan menjadi a productive person atau tidak. Sebab di zaman sekarang, waktu bukan lagi berarti uang (time is money, begitu dulu orang berucap). Sekarang, time is more valuable than money.

Dalam perbincangan tentang time management, ada satu hal yang amat penting untuk diingat, yakni : tentang how to prioritize our tasks productively. Tak pelak penggunaan dan alokasi waktu menjadi lebih mudah dikelola kalau saja kita tahu tentang prioritas tugas kita dengan pas. Disini kita lalu dikenalkan dengan prinsip prioritas empat kuadran.

Kuadran prioritas yang pertama adalah : important and urgent. Inilah deretan tugas yang kita anggap memang PENTING dan sekaligus URGEN. Contohnya : proses penyusunan program kerja tahun 2011 beserta dengan budget-nya. Sekarang sudah bulan November, ini artinya tugas itu harus segera selesai (urgen). Dan kita sadar tugas perumusan program planning itu bersifat penting (important) lantaran akan menentukan apakah strategi serta target kinerja kita bisa tercapai atau tidak.

Kuadran prioritas yang kedua adalah : important but not urgent. Ada banyak tugas dan pekerjaan yang kita anggap penting bagi organisasi, namun tidak bersifat mendesak. Misalnya saja tugas tentang pemetaan kompetensi karyawan; atau tugas melakukan riset pengembangan produk baru; atau mungkin tugas dan proses pengembangan SDM secara berkelanjutan. Semua tugas ini amat penting; namun dapat dikerjakan secara bertahap – artinya tidak harus segera selesai di bulan ini, atau bahkan minggu ini (urgent).

Kuadran yang ketiga adalah ini : urgent but not important. Tugas-tugas yang sebenarnya tidak begitu penting, namun entah kenapa, selalu bersifat urgen. Contohnya banyak : misal tiba-tiba atasan kita minta arsip laporan lama SEKARANG juga. Atau besok lusa akan ada tamu penting; dan kita harus SEGERA menyusun presentasi penyambutan. Atau direksi mendadak mengundang rapat SORE ini karena suatu hal yang sebenarnya tidak banyak berkaitan dengan bidang kita.

Nah sialnya banyak dari kita yang tergelincir pada jebakan kuadran ketiga ini. Dalam keseharian kita di kantor ada begitu banyak “not important tasks” yang menginterupsi kita; lantaran semuanya dianggap urgen. Kita lalu terjebak dalam ketergesa-gesaan yang tak pernah usai; terkesan sangat sibuk; bahkan kalau perlu lembur (kan semuanya urgen); namun jangan-jangan semua pekerjaan itu tak banyak memberikan value bagi kemajuan organisasi kita.

Saya melihat banyak organisasi yang terjebak “sindrom urgensi” ini. Sibuk jungkir balik untuk mengerjakan sesuai yang mungkin tidak bersifat fundamental. Waktu kita akan menjadi jauh lebih produktif, kalau saja kita bisa memangkas “tugas-tugas tidak penting yang maunya dianggap urgen ini”.

Kuadran prioritas keempat adalah : not important and not urgent. Nah kalau yang ini contohnya lebih banyak. Misalkan saja : ditengah waktu kantor kita justru sibuk chatting via YM dan BBM; atau sibuk nge-tweet; atau sibuk memberi comment pada status teman kita di wall FB; atau sekedar ngobrol di koridor kantor sambil ngegosip. Semuanya asyik, namun semuanya tidak penting dan tidak urgen. Namun karena asyik, kita kadang keenakan melakukan semua sehingga diam-diam banyak waktu produktif kita yang terampas.

Dari paparan empat kuadran prioritas diatas; kita bisa belajar tentang satu hal penting. Renungkan dan pikirkan tugas-tugas apa yang bersifat fundamental dan memberikan value paling banyak bagi kesuksesan kita. Berfokus-lah pada tugas-tugas yang merupakan key factors dalam menentukan pencapaian sasaran kinerja kita; dan kemudian pangkas tugas-tugas yang bersifat sekunder.


Sumber: Strategi Manajemen